市民スタッフ・学生スタッフが集まり会議を行います。​全スタッフが集まり、共有と報告を行う『運営会議』(毎月第3日曜日)と各部署毎にスタッフが集まり、部署毎の議題について自由に話し合う『部署会議』があります。

　２０１６年度までは運営会議のみでしたが、市民と学生がより意見交換を活発に行い、より自由に話し合いを行うことを目的として、部署会議を新たに設けました。

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　また、6月と9月には出展者の皆さんに向けた、出展予定者にむけた募集説明会や出展者へのイベント概要・当日についての説明会などを目的とした『パラソル会議』を毎年行なっています。出展者もしくは出展予定者の皆さんには当イベントをよりご理解していただくために積極的な参加を呼びかけています。